Le pré-état daté désigne un ensemble d’informations financières et juridiques sur un lot de copropriété, à transmettre à l’acquéreur avant la signature du compromis de vente. L’article L.721-2 du Code de la construction et de l’habitation fixe son contenu, mais aucune disposition n’impose que le syndic le rédige. Le vendeur peut le constituer lui-même, ce qui change la donne pour les petites copropriétés gérées sans syndic professionnel.
Petite copropriété sans syndic professionnel : pourquoi le modèle Word s’impose
Une part significative des petites copropriétés françaises fonctionne sans syndic professionnel, voire sans syndic déclaré. Dans ces configurations, demander un pré-état daté au syndic revient à s’adresser à soi-même ou à un copropriétaire bénévole qui ne dispose d’aucun logiciel de gestion.
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Le modèle Word vierge répond à ce cas précis. Il permet de structurer les informations exigées par la loi dans un fichier modifiable, sans dépendre d’un prestataire externe ni d’une plateforme en ligne payante. Pour un syndic bénévole ou un vendeur qui rassemble les données seul, c’est le format le plus accessible.
Un point souvent négligé : le notaire ne vérifie pas la forme du document. Il contrôle que les informations obligatoires sont présentes et cohérentes avec les documents de la copropriété. Un fichier Word correctement rempli a exactement la même valeur qu’un PDF généré par un logiciel spécialisé.
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Contenu obligatoire du pré-état daté selon l’article L.721-2
Le modèle du Conseil Supérieur du Notariat structure le pré-état daté en trois parties. Un modèle simplifié pour petite copropriété doit couvrir les mêmes rubriques, même si certaines lignes resteront à zéro.
Volet financier
C’est la section la plus dense. Elle regroupe les données que le notaire examine en priorité :
- Le budget prévisionnel de la copropriété et le montant des charges courantes rattachées au lot vendu, avec la répartition par clé de charges.
- Les sommes restant dues par le vendeur au syndicat des copropriétaires (appels de fonds impayés, provisions sur travaux).
- L’état des impayés globaux de la copropriété et les éventuelles dettes du syndicat envers des fournisseurs.
- Le montant du fonds de travaux (cotisation annuelle obligatoire depuis la loi ALUR) et la quote-part rattachée au lot.
Volet juridique et administratif
Cette partie liste les procédures en cours (contentieux, assignations), le règlement de copropriété avec ses éventuels modificatifs, les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales, et la fiche synthétique de la copropriété. Dans une petite copropriété, plusieurs de ces documents peuvent être très courts, voire tenir sur une page.
Adapter un modèle vierge Word à une copropriété de moins de dix lots
Un modèle conçu pour une grande copropriété contient des rubriques qui n’ont pas de sens pour un immeuble de trois ou quatre lots. Supprimer ces lignes est tentant, mais risqué : mieux vaut les laisser avec la mention « néant » ou « sans objet » plutôt que de les retirer.
Les rubriques typiquement sans objet dans une petite copropriété :
- Le détail des emprunts collectifs (rare en dessous de dix lots).
- Les diagnostics techniques globaux (DTG), souvent non réalisés dans les petites structures.
- Les contrats de syndic professionnel et les honoraires associés.
Laisser chaque rubrique visible avec « néant » prouve que le vendeur a vérifié le point, au lieu de laisser planer un doute sur un oubli. Le notaire distingue immédiatement un document complet d’un document tronqué.
Où trouver les données quand on est syndic bénévole
Les relevés bancaires du compte séparé (ou du compte du syndicat) fournissent les montants des charges et du fonds de travaux. Les procès-verbaux d’assemblée générale contiennent les votes de travaux exceptionnels et le budget prévisionnel adopté. Le carnet d’entretien, même succinct, renseigne sur les travaux réalisés. En l’absence de comptabilité formalisée, les relevés bancaires constituent la source la plus fiable pour reconstituer les données financières.
Pré-état daté Word : les erreurs qui retardent la vente
La première erreur est de confondre pré-état daté et état daté. Le pré-état daté est remis avant le compromis, gratuitement par le vendeur. L’état daté, lui, est produit par le syndic après la signature du compromis, et son coût est plafonné par décret. Fournir l’un à la place de l’autre bloque la procédure chez le notaire.
Deuxième erreur fréquente : omettre les impayés. Même si le vendeur est à jour de ses charges, le document doit mentionner l’état des impayés de l’ensemble de la copropriété. Un acquéreur a le droit de savoir si d’autres copropriétaires sont défaillants, car cela affecte la trésorerie du syndicat.
Troisième piège : transmettre les procès-verbaux d’assemblée générale sans les annexes (devis votés, rapports de diagnostics). Le notaire peut demander des compléments et rallonger le délai entre compromis et acte authentique de plusieurs semaines.
Format Word, PDF ou tableur : quel fichier transmettre au notaire
Le format Word (.docx) sert à la rédaction et à la mise à jour. Avant envoi au notaire, une conversion en PDF fige le contenu et évite toute modification accidentelle. Certains vendeurs utilisent un tableur pour la partie financière, ce qui facilite les calculs de répartition de charges, puis intègrent le résultat dans le document Word principal.
Le notaire accepte tous ces formats. Ce qui compte, c’est la complétude des informations et leur cohérence avec les pièces justificatives jointes (PV d’AG, relevés, règlement de copropriété). Un document Word propre converti en PDF reste le standard le plus lisible pour les études notariales.
Pour une petite copropriété gérée en syndic bénévole, le pré-état daté Word vierge est un outil pratique à condition de ne sauter aucune rubrique légale. Remplir chaque ligne, même par « néant », et joindre systématiquement les pièces justificatives : c’est ce niveau de rigueur qui évite les allers-retours avec le notaire et les retards de signature.
